Audyt

Początkiem przygotowania się do RODO powinien być zawsze wewnętrzny audyt firmy. Nie oznacza to oczywiście, że trzeba zatrudniać do tego odrębną firmę – chodzi bardziej o swoisty rachunek sumienia, z tego jakie dane osobowe posiadamy i przetwarzamy. Wynika to z faktu iż jedną z zasad RODO jest zasada ograniczenia przechowywania. Wynika z niej, że dane osobowe powinny być przechowywane w firmie jedynie przez okres dla jakiego jest podstawa prawna. Nie jest obecnie zatem dopuszczalne „chomikowanie” danych osobowych na potem – zgodnie z zasadą „może się przydać”
W tym celu konieczne jest przejrzenie posiadanej bazy zdjęć, umów i innych dokumentów zawierających dane pod kątem tego czy nie upłynął już dopuszczalny okres ich przechowywania. W przypadku zdjęć będzie to termin roszczeń z rękojmi (o ile co innego nie wynika z umowy), zaś dla umów i rachunków – okresy wynikające z prawa podatkowego.

Wszystkie dane osobowe, dla których przechowywania nie posiadamy żadnego uzasadnienia powinny zostać zniszczone.
Kolejną częścią naszego audytu powinno być przeanalizowanie zgód na publikację i wykorzystanie zdjęć jakie posiadamy. Obowiązek ten wynika z tego, iż  RODO ma zastosowanie do wszystkich czynności przetwarzania jakie mają miejsce po jego wejściu w życie. Jeśli zatem po 25 maja 2018 r. nadal publikujemy na stronie internetowej lub portalach społecznościowych zdjęcia to musimy mieć pewność, że posiadamy na to odpowiednie zgody.